Gør sagen mulig at beslutte
En mappe med billeder og gamle tilbud kan være et godt grundlag, men den fortæller ikke nødvendigvis, hvad bestyrelsen skal beslutte på næste møde. Start notatet med en kort sætning: Der ønskes stillingtagen til en afgrænset undersøgelse af de tilbagevendende fugtspor ved gårdsiden. Derefter beskrives, hvad forslaget bygger på.
Hold en undersøgelse, en udbedring og en ønsket forbedring adskilt. Bestyrelsen kan have grundlag for at bestille en undersøgelse uden endnu at have grundlag for at vælge et bestemt vægsystem eller en samlet renovering.
Skabelon til notatets seks felter
| Felt | Indhold |
|---|---|
| Beslutning | Hvad skal bestyrelsen konkret tage stilling til? |
| Observationer | Rum, placering, dato og tidligere hændelser med relevante bilag. |
| Uafklarede forhold | Hvad ved vi endnu ikke, og hvorfor betyder det noget? |
| Næste opgave | Afgrænsning, ønsket leverance og hvem der skal bruge den. |
| Økonomisk grundlag | Foreliggende tilbud, hvad de omfatter, og hvilke poster der mangler pris. |
| Praktisk forløb | Kontaktperson, adgang, information til berørte brugere og næste opfølgning. |
Et tænkt eksempel med flere observationer
Driften har registreret vand ved en trappe efter regn, og to brugere har oplevet lugt i deres depotrum. Bestyrelsen har samtidig et ældre tilbud på ventilation. Notatet bør ikke samle de tre oplysninger til én sikker årsag. De skal beskrives hver for sig, så en undersøgelse kan afklare mulige sammenhænge og det relevante omfang.
Et første beslutningsforslag kan være at indhente pris på en gennemgang med en fælles problemoversigt og anbefaling til næste afklaring. Det er et tænkt eksempel på organisering; den konkrete indsats må vælges ud fra ejendommens forhold.
Gør adgang og kommunikation til en del af opgaven
Angiv hvem der kan åbne fællesrum, og hvordan adgang til de berørte depotrum aftales. Fortæl rådgiveren om aflåste eller utilgængelige områder inden besøget. Ellers kan et manglende adgangsforhold blive til et ekstra besøg eller en uafklaret del af rapporten.
Gem relevante tekniske oplysninger, og begræns personoplysninger i materialet til det nødvendige. Notér hvordan brugerne får besked om besøget og om ændringer, der har betydning for deres adgang eller opbevaring.
Brug resultatet på det næste møde
Når rapport eller notat er modtaget, sammenholdes leverancen med den bestilte opgave. Fordel de anbefalede handlinger på afklaring, udførelse og drift. Sæt en ansvarlig og et tidspunkt på det næste svar, så sagen ikke afsluttes alene ved at gemme rapporten.
Skimmel.dk beskriver en arbejdsgang med forskellige roller ved undersøgelse og håndtering af skimmel i ejendomme. Se materialet til driftspersonale. Vi kan hjælpe med rådgivning til bestyrelse og ejendomsdrift, tilpasset den beslutning foreningen står med.