Aftal, hvad dokumentationen skal vise
Begynd med projektets arbejdsområder og de leverancer, der er aftalt for hver part. Beskriv, hvilke registreringer der skal skabes undervejs, og hvem der samler dem. En mindre, afgrænset opgave og en renovering med flere fag vil typisk have forskellige behov for opdeling.
Tekniske kontrolpunkter og vurderingsgrundlag skal fastlægges til projektet. Ved bærende konstruktioner indgår sikkerhedshensyn i både projektering og udførelse; se BR18 om konstruktioner. En generel dokumentmappe kan ikke erstatte de relevante fagpersoners kontrol og projektmateriale.
Brug samme stedangivelse i fotos og registreringer
Giv rummene eller arbejdsområderne entydige navne, som bruges på både tegninger og registreringer. Et billede af en detalje kan suppleres med et oversigtsbillede, så placeringen er forståelig. Notér dato, arbejdsfase og det punkt, billedet skal belyse.
Et tænkt filnavn er »teknikrum-nordvaeg-gennemfoering-foer-lukning-dato«. Filnavnet hjælper med at finde materialet; selve registreringen skal stadig forklare, hvad der er undersøgt, af hvem og med hvilket resultat. Undgå at lade en fil med navnet »godkendt« stå alene som dokumentation for en beslutning.
Opdel mappen efter dens funktion
| Mappe | Eksempler på aftalt indhold |
|---|---|
| Gældende projekt | Seneste tegninger, beskrivelser og relevante forudsætninger. |
| Arbejdsområder | Registreringer, fotos og materialedata knyttet til sted og fase. |
| Undersøgelser og prøver | Rapporter og resultater med deres formål, dato og placering. |
| Ændringer og afvigelser | Observation, afklaring, beslutning og dokumenteret opfølgning. |
| Drift og afslutning | Instruktioner, afleveringsmateriale og resterende opfølgningspunkter. |
Gør ændringer synlige for næste fag
En ændring kan påvirke flere leverancer. Markér derfor, hvilke dokumenter der er revideret, hvorfor de er ændret, og hvem der skal bruge den nye version. Bevar historikken uden at gøre det uklart, hvilket materiale der gælder for det videre arbejde.
Hvis et punkt kræver afklaring, skal registreringen vise den næste handling og ansvarlige. Ved opfølgning tilføjes resultatet. Det gør det lettere at skelne mellem et ubesvaret spørgsmål og et forhold, der allerede er håndteret.
Kontrollér, at materialet kan bruges ved overdragelse
Gennemgå et udvalg af dokumenterne sammen: Kan modtageren finde det rigtige rum, forstå tidspunktet og se relationen til arbejdet? Kan en ændring følges til det gældende projektmateriale? Notér manglende oplysninger, mens de involverede stadig kan bidrage.
Læs om placering af byggekontrol under arbejdet og den afsluttende gennemgang. Ved fundering findes også en særskilt guide om kontrolplanens ansvar og punkter.
Få afgrænset behovet for hjælp
Vi kan aftale hjælp til at gennemgå det materiale, der findes, og beskrive næste skridt i opfølgningen. Send gerne et overblik over projektet og de dokumenttyper, du har, før en gratis indledende telefonsamtale. Omfanget af en efterfølgende dokumentgennemgang eller byggekontrol aftales særskilt.